今回は、メール作成に時間がかかる方へ、”メール作成の時短術”として、私が試して効果があった方法をシェアしていきます。
文章考えるのって時間かかるよね
こんにちは。中程度HSP、会社員ブロガーのcocoです。
社内や他社とのやりとりの多くは、メールを使う方も多いと思います。入社当初、メールのやり取りに慣れていない私は「失礼じゃないかな？」「変じゃないかな？」「威圧的じゃないかな？」をぐるぐる考えすぎて、作っては消しを繰り返す結果、メール1つ返信するのに5時間くらいかかっていたことがあります。
当時の上司、よく怒らなかったな…
慣れた今でこそ、テンプレがないものは1時間くらいかかってしまうものの、あることをすることで大幅な時間削減に成功しました。
参考になれば幸いです。
メール作成の時短術
パターンの洗い出し
- 返信文
- 依頼文
- お詫び文
- 催促文
あなたがその業務の初期メンバーでなければ、過去のメールを遡ることができることがあります。（Outlookのメーリングリストに追加された場合）
何通かメールを見れば、過去にどんなやりとりがあったのかを確認することができるので、よくある文章パターンを洗い出してみましょう。
もし遡ることができなければ、最初のメールは自分で作ることになります。この業務ではどんなやりとりが必要なのかをメモしておきパターンを探ります。
テンプレートを作る
仕事上のメールのやり取りは、ほとんどテンプレートです。みんな1から手打ちをしてるのではなく、テンプレートをコピーして使い回しています。
みんなテンプレート同士で会話しているんですね。
先ほど洗い出したパターンごとにテンプレートを作っておけば、本文の必要な箇所を変えるだけですぐ送ることができるようになります。
Outlookテンプレートの作り方
- 新しいメール
- 件名と本文を記入
- 上書き保存
- 参照
- デスクトップ（デスクトップでなくてもどこでもいいです）
- .oft を選択して保存
チャットGPTに作ってもらう
テンプレートにないパターンの内容を作らなければならない！伝えたいことをうまく文章にすることができない！
そういう時、私はよくチャットGPTに聞いてます。
誰に、どの内容を、どんな雰囲気になるようなメール文章を作って欲しい（すごく丁寧にとか、カジュアルに、上から目線にならないように、とか）
というように聞くと、即時で作ってくれます。ネットで検索するよりもピンポイントで的確な答えが返ってきます。
注意！チャットGPT使用前に社内規則を確認
会社によっては、情報漏洩の懸念から外部システムやアプリ使用が禁止になっている場合があります。その場合はチャットGPTは使えません。
調べたところ、チャットGPTから情報を漏らすことはないようですが、私たちが検索した内容は精度向上のため内部で何かに使用される可能性があるそう。
また、多くの場合会社のPCは会社の監視下にあります。もし社内で経路不明のウイルス感染など問題が起きた時、誰がいつどこでどのサイトにアクセスしたかを遡られる可能性があります。
PCから履歴を消したとしても、システム内からは検索履歴は消えません。
社内規則で問題ないとされていても、個人を特定できるような内容や、社外秘の内容は打ち込まない、Aさん、A社などに書き換えて検索するようにしましょう。
心配であれば自分のスマホからチャットGPTを使うと、会社PCには何も履歴が残りません。
箇条書きを交える
例えば、ことの経緯や依頼内容などを言葉で説明しようとすると、長文になってしまうことがありますよね。
文章にすると、文末にくるまで内容がわからないので時間がかかるし読むのが大変になります。
そんな時は箇条書きを交えてみましょう。
2点ご確認お願いします。
- Aの処理がなぜ間に合わなかったのかの原因
- Bの設定内容
見た目もすっきり見えるので、内容が伝わりやすくなります。
敬語を使いすぎない
わかります。
「です」ではなく「でございます」の方がいいかなとか、「言う」より「申し上げる」のほうがいいかなとか、「ご確認」「ご依頼」「ご連絡」・・・
ある程度の敬語は必要ですが、使いすぎると長文になってしまい、読む前から「おお・・・」と構えてしまいます。
私個人の考えですが、日本人は丁寧すぎる文章を書きがちです。なので、多少「失礼かな？」と思う文章も実は全く失礼になることはありません。
敬語を気にするあまり、長時間かけて長文で仕上げるよりも、短時間で少ない文字で仕上げるほうがスマートですね。
みんな言い回しがどうかは気にしてないです
「させていただく」は1メール1回まで
理由は、
- 文字数が一気に増える
- 恩着せがましい
恩着せがましく思うのは私だけ…？
以前、YouTubeのライブ配信で、視聴者が相談をして、アカウント主と他の視聴者に答えをもらうみたいな回があったのですが、
本日ご相談させていただきたいのは…
以前上司にこのように相談させていただいた時に…
僕はPCで文章を打たせていただいて、印刷させていただいたものをお送りさせていただいたのですが…
「させていただく」が気になって話が入ってこないし、結局何が言いたいのかがいまいちわからない。ということがありました。
気持ちはわかります。
失礼にならないように、相手のことを思っての「させていただく」だということを。
でも極端な話、全てタメ口とか（笑）みたいな友達に送るような文章を送るのでなければ全然失礼になりません。
わかりにくい文章を送って相手が理解できなかった時のことを想像してみてください。
相手が間違って解釈して返信してきた文章に「ここはこういう意味です」ともう一度説明するメールを送らなければいけなくなります。
時間も労力も、体力も倍かかることになります。
そして、結局敬語を省いた文章で送ることになると思います。なぜなら、最初の文章で伝わらなかったのだから。
使いたい場合、1つのメールに1回までと決めておくとよいです。
「させていただく」の言い換え
- 〜いたします
- 〜します
- 〜差し上げます
など
まとめ
- パターンの洗い出し
- テンプレートを作る
- チャットGPTに作ってもらう
- 箇条書きを交える
- 敬語を使いすぎない
- 「させていただく」は1メール1回まで
ではまた！
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